2019-20 Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels relevant des institutions fédérales des individus et les donne le droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent. En outre, la Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux individus des droits absolus concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare et soumette au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi dans cette institution pour chaque année financière.

Ce rapport annuel décrit comment Infrastructure Canada (INFC) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020.

Mandat d’Infrastructure Canada

INFC a été créé en 2002 pour veiller à ce que les Canadiens bénéficient d’infrastructures publiques de calibre mondial d’un bout à l’autre du pays. En tant que chef de file fédéral du plan Investir dans le Canada du gouvernement du Canada doté d’un budget de 180 milliards de dollars, INFC élabore des plans stratégiques et à long terme axés sur la collaboration afin de favoriser des collectivités économiquement dynamiques, durables et inclusives.

Aux termes de son mandat, INFC doit notamment permettre des investissements dans l’infrastructure sociale, l’infrastructure verte et le transport en commun ainsi que dans d’autres infrastructures publiques de base et dans les infrastructures nécessaires aux échanges commerciaux et au transport pour :

• fournir un soutien prévisible à long terme pour que les Canadiens puissent compter sur une infrastructure publique moderne de calibre mondial;
• effectuer des investissements, former des partenariats, élaborer des politiques, mettre des programmes en œuvre et favoriser le développement des connaissances à propos des infrastructures publiques au Canada;
• aider à relever les défis complexes auxquels les Canadiens sont confrontés chaque jour – de la croissance rapide de nos villes jusqu'aux changements climatiques, en passant par les menaces relatives à l'eau et au sol.

Pour accomplir son mandat, INFC travaille en partenariat avec les provinces, les territoires, les municipalités, les collectivités autochtones, les autres ministères et les organismes fédéraux, le secteur privé et les organismes à but non lucratif.

2. Structure organisationnelle

Organisation ministérielle

INFC est supervisé par la ministre de l’Infrastructure et des Collectivités et la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et du Développement économique rural. Les ministres ont l’appui de la sous-ministre de l’Infrastructure et des Collectivités, elle-même soutenue par les sous-ministres adjoints de la Politique et des Résultats, des Opérations des programmes, des Services ministériels, des Collectivités et du Développement économique rural, de l’Investissement, des Partenariats et de l’Innovation, ainsi que par les directeurs généraux des Communications et du Secrétariat ministériel, et par le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation.

INFC fait partie du portefeuille de l’infrastructure et des collectivités, lequel comprend Les Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée, l’Autorité du pont Windsor‑Détroit, la Banque de l’infrastructure du Canada et des intérêts fédéraux dans la Société de revitalisation du secteur riverain de Toronto.

Il n’y avait aucune entente de services aux termes de l’article 73.1 de Loi sur la protection des renseignements personnels pour INFC pendant la période de référence.

La structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l’AIPRP d’INFC est dirigée par le directeur de l’AIPRP et de la correspondance de la haute direction, qui relève du directeur générale du Secrétariat ministériel. À la fin de la période de référence, la division, qui disposait d’un effectif complet, comptait huit membres : le directeur, le chef d’équipe, un conseiller principal en matière d’AIPRP à temps partiel, deux analystes principaux à plein temps et trois analystes subalternes à plein temps. Le travail de la division aux termes de la Loi comprend :

• Traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les activités connexes;
• Traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les activités connexes;
• Développer et fournir des séances de formation aux employés du Ministère;
• Représenter INFC auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, le commissaire à la vie privée et d'autres institutions gouvernementales relativement à l'application des lois sur l'AIPRP.

La partie 11 de l'annexe B présente une répartition des ressources qui se rapportent uniquement à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3. Ordonnance de délégation des pouvoirs

INFC a mis à jour son instrument de délégation en février 2020 afin de prendre en compte les changements apportés par le projet de loi C-58 et d’accorder une délégation partielle au conseiller principal en matière d’AIPRP et au chef d’équipe (PM-05s). Tous les sous-ministres adjoints, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation, le directeur général des Communications et le directeur de l’AIPRP et de la correspondance de la haute direction ont pleine autorité d’exercer les pouvoirs, les devoirs et les fonctions de sous-ministre pour tous les articles de la Loi. Le chef d’équipe et le conseiller principal en matière d’AIPRP sont autorisés à aviser les demandeurs lorsque l’accès est demandé et à informer d’une prorogation du délai de traitement d’une demande.

Voir à l’annexe A une copie de l’ordonnance de délégation des pouvoirs signée.

4. Aperçu du rendement de 2019-2020

Le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels est rédigé par des institutions gouvernementales en vue d’aider le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) à analyser les tendances et à assurer une surveillance. Le Rapport statistique annuel d’INFC pour 2019-2020 est fourni en annexe B et en annexe C (Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19).

Demandes de communication de renseignements personnels traitées dans les délais prévus par la loi

L’une des principales mesures du rendement d’INFC en matière de demandes de communication de renseignements personnels est le nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la Loi. En 2019-2020, INFC a traité 15 demandes dans les délais prévus par la Loi, ce qui donne un taux de conformité global de 100 % pour cette période de référence. Cela correspond aux deux exercices financiers précédents, comme le montre le tableau ci-dessous.

Tableau 1 : Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi

Aperçu des demandes reçues et traitées

En 2019-2020, le Ministère a reçu une augmentation importante de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (seize par rapport à une au cours de la période précédente) et n’a reporté aucune demande de 2018-2019. INFC est en bonne position, puisque 94 % des demandes reçues ont été traitées au cours de la présente période visée par le rapport. La seule demande reportée à 2020-2021 dans le tableau ci-dessous est une demande qui chevauche des périodes de rapport, et non une demande qui est en retard.

Tableau 2 : Nombre de demandes de renseignements personnels reçues

Aperçu des délais de traitement des demandes fermées et des prorogations

L’article 14 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les institutions répondent au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande ou l’informent qu’une prorogation est requise. L’article 15 autorise les institutions à proroger le délai d’une période maximale de 30 jours supplémentaires. Parmi les 15 demandes traitées au cours de la période du rapport, toutes ont été exécutées dans un délai de 30 jours, ce qui a permis de communiquer cent pour cent des réponses dans les délais prévus par la Loi. Au cours du dernier exercice financier, INFC a amélioré sa capacité à répondre rapidement aux demandes simples. Cette tendance est illustrée dans la première rangée du tableau suivant. Elle montre qu’en 2019-2020, INFC a traité 80 % des demandes en 15 jours ou moins, soit une augmentation de 80 % par rapport au dernier exercice financier, et a traité 100 % des demandes en 30 jours ou moins.

Tableau 3 : Délai de traitement des demandes

Consultations d’autres institutions et organismes gouvernementaux

Lorsque d’autres institutions et organismes récupèrent des renseignements qui concernent INFC ou qui proviennent d’INFC en réponse à des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ils peuvent consulter la Division de l’AIPRP d’INFC pour obtenir des recommandations sur la divulgation. Les autres institutions gouvernementales sont définies comme des institutions fédérales assujetties à la Loi. Les autres organismes comprennent les gouvernements provinciaux et territoriaux et les administrations municipales, de même que celles d’autres pays.

INFC n’a reçu aucune demande de consultation au cours de la présente période du rapport.

Impact de la COVID-19

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels relevant des institutions fédérales des individus et les donne le droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent. En raison des mesures exceptionnelles prises pour enrayer la propagation de la COVID-19, les ministères éprouvent des difficultés à maintenir cette fonction importante en fonctionnant totalement en télétravail. À la fin de l’année financière, INFC a pu continuer de traiter complètement des demandes en temps opportun et fonctionnait presque à plein régime. Cela tient aux procédures mises en place auparavant par le Ministère, et la Division de l’AIPRP, pour réduire les répercussions opérationnelles de l’application de la Loi, et à de nouvelles mesures adoptées compte tenu du télétravail.

Depuis quelques années, le Ministère remet des tablettes et des téléphones cellulaires à tous les employés, ce qui facilite le télétravail. Il a, en outre, modernisé son réseau afin de permettre un accès à distance sécurisé, ainsi que le traitement de dossiers à distance. De plus, la Division de l’AIPRP avait déjà commencé pour de nombreuses opérations sur papier le passage à des pratiques plus électroniques, dans la mesure du possible, et ce avant la pandémie de COVID-19.

INFC fonctionne en télétravail depuis le 16 mars 2020. Au cours de cette période, la division peut récupérer tous les dossiers et mener à bien les processus d’approbation par voie électronique en utilisant les lecteurs partagés. Le courriel est utilisé pour la correspondance extérieure, dans la mesure du possible. Des limites dues à la taille des fichiers posent quelques problèmes à la Division de l’AIPRP, mais elle continue de s’adapter et de chercher de nouvelles solutions pour être plus fonctionnelle et maintenir son taux de conformité élevé.

L’annexe C comprend des données statistiques sur l’impact de la COVID-19.

5. Formation et sensibilisation

La Division de l’AIPRP a organisé huit séances de formation officielle en 2019-2020 à l’intention de 109 employés. Toutes les séances comportaient un volet sur la protection des renseignements personnels incluant Traitement des demandes d’AIPRP 101, Protection des renseignements personnels 101 et Cours de base sur l’AIPRP pour les cadres supérieurs. Cela représente une augmentation de 36 % par rapport à la période de rapport 2018-2019 en ce qui a trait à la formation des employés.

Le cadre de formation officiel à l’AIPRP, qui a été mis en œuvre au cours de l’année financière précédente, énonce des attentes en matière de formation pour les employés, ainsi que des critères en ce qui concerne les cours, leur durée et leur fréquence. Le cadre s’appuie sur la formation offerte par l'École de la fonction publique du Canada, car les employés sont tenus de suivre son cours d’introduction à l’AIPRP, condition préalable à l’inscription à la formation propre à l’établissement. Non seulement ce cadre uniformise la formation à l’AIPRP offerte et suivie, mais il permet aussi de suivre les besoins en formation et de planifier en conséquence.

Une formation propre à l’établissement a été proposée dans différentes formules afin de répondre au mieux aux besoins des employés dans l’ensemble du Ministère. Les cours offerts comprenaient un cours général de deux heures sur l’AIPRP offert à tous les employés, un cours de base de 90 minutes sur l’AIPRP pour les cadres supérieurs et un cours de 90 minutes consacré uniquement à la protection des renseignements personnels. De plus, une formation en groupe dispensée en dehors des séances normalement prévues a été proposée afin de répondre aux besoins particuliers sur le plan du contenu et aux horaires d’équipes ou d’employés. Enfin, la division a offert un encadrement individuel à toutes les personnes-ressources en matière d’AIPRP nouvellement nommées, par souci d’uniformité et d’aisance dans cette fonction dans l’ensemble du Ministère.

Tous les employés ont accès à l’information relative à la formation offerte par la Division de l’AIPRP sur notre page Web intranet récemment mise à jour. Au cours du dernier exercice financier, la Division de l’AIPRP a élargi sa présence sur le Web en remaniant la page Web pour y inclure diverses ressources liées aux rôles et aux responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La page Web mise à jour comprend des ressources sur le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, la détermination des renseignements de nature délicate, la manière de protéger les renseignements personnels, la formation relative à l’AIPRP et les questions fréquemment posées.

La Division de l’AIPRP continuera d’offrir trois séances de formation par an à tous les employés d’INFC, un encadrement individuel aux nouvelles personnes-ressources en matière d’AIPRP et des séances de groupe adaptées, sur demande. Cela aidera à maintenir des approches uniformes et courantes en ce qui concerne les fonctions de la vie privée dans tout le Ministère.

6. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

En 2019-2020, la Division de l’AIPRP a apporté un certain nombre de changements positifs, en mettant l’accent sur des mesures visant à réduire notre dépendance aux fonctions sur papier et sur le début de la conception d’un ensemble d’outils de politiques de confidentialité.

La Division de l’AIPRP a continué de mettre en œuvre plusieurs initiatives électroniques tout au long de l’année financière écoulée. Ces nouvelles initiatives ont permis à INFC de maintenir des activités liées à l’AIPRP quand les mesures de santé publique ont été prises pour enrayer la propagation du COVID-19 et protéger la santé et la sécurité des Canadiens. Les employés du bureau de l’AIPRP sont équipés de tablettes et ont un accès VPN pour faire du télétravail. La mise en place de la récupération et de l’approbation de documents par voie électronique dans tout le Ministère se révèle être efficace pour réduire les délais de récupération et alléger le fardeau opérationnel de la récupération de documents imprimés pour nos bureaux de première responsabilité. Des lecteurs partagés sont installés pour faciliter le processus et le courriel est utilisé pour les dossiers de plus petite taille.

La Division de l’AIPRP a commencé à travailler avec Technologie de l’information et un fournisseur indépendant pour lancer une grande modernisation du système de gestion des cas et de rédaction. Cette modernisation, qui automatisera de nombreuses tâches administratives et permettra à la division de traiter plus efficacement les demandes de protection de la vie privée, devrait commencer à la fin de 2020.

INFC a également entamé un examen important des pratiques et des procédures du Ministère en matière de protection des renseignements personnels, dans le but de créer un ensemble d’outils consolidés de politiques de confidentialité. Le nouvel ensemble, qui devrait être mis en place au cours du prochain exercice financier, informera tous les employés de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

En 2019-2020, l’AIPRP a procédé à un examen périodique de tous les formulaires d’INFC dans le but de s’assurer que les formulaires utilisés par le Ministère contiennent un énoncé de confidentialité. Dans le cadre de ce processus, les énoncés de confidentialité ont été rédigés en utilisant un modèle standard qui comprend les éléments nécessaires énumérés dans la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du SCT. Cette révision a porté sur un total de 63 formulaires, ce qui a mené à la rédaction d’un total de 31 nouveaux énoncés de confidentialité. L’étape finale de ce projet consiste à placer les énoncés de confidentialité sur les formulaires et à télécharger la version révisée sur l’intranet aux fins d’utilisation par le Ministère. Le projet devrait être terminé au cours du prochain exercice financier.

7. Principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes ou de vérifications

Aucune plainte n'a été reçue et aucune vérification ou enquête n'a été effectuée pendant la période du rapport. Aucune demande de contrôle judiciaire n'a été déposée.

8. Surveillance de la conformité

INFC met tout en œuvre pour respecter les délais prévus par la Loi et surveille activement le temps nécessaire pour traiter des demandes de renseignements personnels et des demandes de correction de renseignements personnels. La surveillance commence dès que la division de l'AIPRP reçoit une demande, la saisit dans le système de gestion des cas et la confie à un analyste. Les délais sont suivis par voie électronique et au bureau sur des tableaux blancs (avant la pandémie) sur lesquels sont inscrits les dossiers presque terminés ou les délais ciblés. Maintenir des relations de travail positives avec les secteurs de programme, en examinant rapidement les demandes, en donnant des conseils au besoin et en envoyant des rapports de mise-à-jours hebdomadaires, aux bureaux des sous-ministres adjoints/directeurs généraux (en mettant en évidence les demandes dans les récupérations, les consultations et les approbations) est essentiel pour que INFC se conforme à la Loi.

La capacité d'INFC de répondre aux demandes dans un délai de 30 jours a fait en sorte qu'aucune surveillance additionnelle des délais de traitement n'était requise au cours de la période du rapport. Aucune demande de correction d'information n'a été déposée.

9. Atteintes substantielles à la vie privée

Le Commissariat à la protection de la vie privée définit une atteinte à la vie privée comme étant la perte de renseignements personnels ou l'accès non autorisé à ceux-ci, ou leur divulgation. Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor, une atteinte à la vie privée est considérée « substantielle » si elle concerne des renseignements de nature délicate susceptibles de causer un dommage ou un préjudice grave à une personne ou touche un grand nombre de personnes.

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été rapportée au Commissariat à la protection de la vie privée ou au SCT au cours de la période visée par le rapport.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) sont des outils de gestion des risques qui permettent de déterminer si les programmes, initiatives ou projets ministériels, nouveaux et existants, présentent des risques dans la collecte, l'utilisation et la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période du rapport, le ministère n'a pas effectué d'EFVP, mais il en a entrepris deux EFVP - Analyse des besoins.

11. Divulgations d'intérêt public

L'alinéa 8(2)(m) permet la « communication à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, [ou] l'individu concerné en tirerait un avantage certain ». Aucune divulgation de renseignements n'a été faite en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexes

Annexe A: Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B: Rapport statistique sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2019-2020

Annexe C: Rapport statistique supplémentaire — Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Access to Information Act and Privacy Act Delegation Order /
Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

The Deputy Minister of Infrastructure and Communities, pursuant to section 95(1) of the Access to Information Act and section 73(1) of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers, duties and functions of the Deputy Minister as the head of Infrastructure and Communities, under the provisions of the Act and related regulations set out in the schedule opposite each position. This designation replaces all previous delegation orders.

En vertu de l'article 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la sous-ministre de l’Infrastructure et des Collectivités délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l’Infrastructure et des Collectivités, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Kelly Gillis

Deputy Minister of Infrastructure and Communities / Sous-ministre de l’Infrastructure et des Collectivités

Signé et daté

le 19 février 2020

Annexe B : Rapport statistique sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2019-2020

Nom de l'institution : Infrastructure Canada

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

2.8 Demandes de traduction

Section 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5: Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6: Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 8: Plaintes et enquêtes

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

En plus de devoir remplir les formulaires pour les rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2019-2020, les institutions sont priées de remplir ce rapport supplémentaire afin de déterminer l’incidence des mesures liées à la COVID-19 sur le rendement institutionnel pour l’exercice financier de 2019-2020 et au-delà. Les exigences en matière de données sont présentées dans les tableaux ci‑dessous.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information

Tableau 1 – Demandes reçues

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 2 – Demandes fermées

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 3 – Demandes reportées

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 4 – Demandes reçues

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 5 – Demandes fermées

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 6 – Demandes reportées